“Here’s another NICE mess you’ve gotten me into.”

En tja waarom speelt het dan door mijn hoofd? Je kent die situaties wel dat je denkt “hoe ben ik in deze situatie beland”? maar dat je ook anderen in lastige situaties brengt. Met andere woorden drukke en spannende tijden op het werk met veel druk om snel met resultaten te komen. Gelukkig zijn er dan Laurel & Hardy om de zaak weer wat te relativeren.

• Is het normaal wat hier gebeurt?
• Kan het ook anders?

Wat betreft de 1e vraag is mijn conclusie inmiddels dat dergelijke organisaties in veel gevallen geplaagd worden door reorganisatie op reorganisatie. Dit in een poging om tot een doelmatiger en meer naar buiten gerichte organisatie te komen.

Het tegenovergestelde is over het algemeen het resultaat; de reorganisaties zorgen voor chaos en troebele organisatie structuren waarin uiteindelijk niet alleen de klanten maar ook de medewerkers zelf de weg niet meer kunnen vinden. Deze organisaties zijn na de reorganisatie veelal nog intern gerichter dan ervoor. Zie ook:  Chaosdenken: Een nieuw paradigma voor organisaties?

Dan komen we dus bij vraag 2: Kan het ook anders?

Jaren geleden hoorde ik een verhaal van Peter Bootsma over “recursief proces management” (RPM). Zijn verhaal kwam kort samengevat neer op “gooi niet steeds de organisatie weer overhoop (kantelen naar de klant > organiseren naar disciplines > kantelen naar de klant; je blijft rollen…) maar gebruik “recursief proces management”. Recursief proces management organiseert wat valt tussen lijn en project organisaties. Theoretisch wat abstract, maar Peter liet zien dat de theorie zich vertaalde in praktische hulpmiddelen zoals templates.

Ik heb toen ik bij uitgeverij Samsom werkte tevergeefs getracht RPM te laten landen. Achteraf was mijn conclusie dat de abstracte theorie afschrikt. Dat verbaasde me ook want mijn analyse was dat RPM veel wegheeft van het voor uitgevers welbekende redactionele proces.

Jaren later, sadder and wiser, is mijn analyse over het probleem nog steeds hetzelfde maar denk ik bij oplossingen aan (nog?) simpeler en pragmatischer middelen; Reorganiseren, allemaal prima maar ga vooral:

Plannen, prioriteren, organiseren, evalueren.

En ja ik denk nog steeds dat hierbij theorieën als RPM en bijbehorende templates kunnen helpen.

Sommige projecten en opdrachtgevers gaan erg ver. Er ontstaat dan een dialoog over een op te leveren systeem zoals deze:

P: Wat moet het systeem kunnen?

O: Alles wat we in de toekomst willen.

P: Wat wil je in de toekomst?

O: We moeten in kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen. Al we dus bijvoorbeeld een dienst of product per maand c.q. per kleine eenheid willen verkopen moet het systeem dat ondersteunen.

P: Flexibiliteit in abonnementsvormen en betalingsmethoden dus?

O: Nee wat ik noem is maar één voorbeeld. Het kan ook dat we…

P: Een flexibel en open systeem dus?

O: Nee dat is niet wat ik bedoel. Ik wil niet dat we in de toekomst nog weer opnieuw een project moeten starten en programmeren.

P: Kunnen we dan iets concreter bepalen wat het systeem in de toekomst moet kunnen ondersteunen?

Etc.

Soms wordt een dergelijk gesprek niet expliciet gevoerd maar zijn er impliciete verwachtingen. Het dilemma is gezien de menselijke aard niet oplosbaar. Een projectleider moet het dilemma (uiteraard) wel bespreekbaar en expliciet kunnen maken.